Momenteel ben ik bezig met het organiseren van een feest voor ongeveer 40 mensen. Je zou denken: je stuurt je wensen naar een bedrijf en krijgt duidelijk antwoord wat de kosten en mogelijkheden zijn. Inmiddels leert mij de ervaring dat het niet zo simpel is als dat het lijkt.
Van te voren heb ik een duidelijke email opgesteld met: een exacte planning van het feest op de avond zelf, een vraag over de aankleding en een vraag over de kosten voor de dranken.
Ik was werkelijk waar verbaasd wat voor e-mails ik terug kreeg van diverse bedrijven in mijn omgeving. Zo ontving ik van het eerste bedrijf wat ik mailde binnen 5 seconde een email met het automatische antwoord dat de persoon die over de zaalverhuur gaat vanwege ziekte gedeeltelijk afwezig is. Daaronder volgde een lijst met namen en email adressen met wie er voor bepaalde afdelingen van het bedrijf contact opgenomen kon worden. In mijn hoofd spookte nog de woorden "gedeeltelijk afwezig". Dus... Betekent dat dat wanneer zij aanwezig is mijn email beantwoord? Of moet ik hem nou zelf doorsturen naar de andere persoon die over de zaalhuur gaat? Na 24 uur gewacht te hebben en geen reactie te hebben gekregen, besloot ik om mijn email toch door te sturen naar de andere persoon. Het werkte! Ik kreeg binnen 5 minuten mail terug!
Ho, wacht eens even. Binnen 5 minuten mail terug? En dat terwijl mijn email zeker al 3 minuten leeswerk was en die persoon zou moeten kijken of er beschikbaarheid is én nog een email moet terug typen? Precies... Je raadt het al. Mijn email was niet goed gelezen en er werd mij een grote zaal aangeboden terwijl ik om een kleine zaal vroeg voor ongeveer 40 mensen. Na nog twee keer heen en weer mailen beantwoorde hij eindelijk de vraag of de kleine zaal beschikbaar is. Op de vraag of dranken inclusief konden zijn en wat de kosten waren kreeg ik het geweldige antwoord: "Wij hanteren de normale horecaprijzen". De normale horecaprijzen? Soms vraag je je af of mensen iets willen verkopen of het juist leuk vinden om het voor een gast ingewikkeld te maken.
Je denkt dat dit het enige bedrijf was waar het mail contact lastig verliep? Niet dus. Van een ander bedrijf ontving ik een email waar de beste man nog nooit gehoord had van de shift-toets zodat je hoofdletters kan maken in je email. Trouwens, de punt-toets had hij ook nog niet ontdekt.
Dan nog een ander voorbeeld van een bedrijf waar ik een email van ontving. Zij boden mij zeer aardig meteen gratis animaties voor mijn email aan. Nieuw soort service en gastvrijheid? Nee, dacht het niet inderdaad helaas. Een mooi staaltje werk van onprofessioneel omgaan met de mailbox van het bedrijf. Heb jij wel interesse in gratis animaties? Neem even contact met mij op en dan geef ik je de gegevens van het bedrijf, zodat ook jij deze geweldige animaties kunt krijgen. Om je even een indruk te geven zie de afbeelding hier onder. Trouwens, in de mail konden de vlinders zelfs bewegen en vliegen rond de woorden. Geweldig hè...?
Nog één voorbeeld doen? Oke, vooruit! Een andere email die ik ontving begon met: "Goede midag cas". De eerste indruk is de belangrijkste zeggen ze toch? En dan fout beginnen met het eerste woord en je naam niet met hoofdletter? Pijnlijk. En dan hebben we het er nog niet eens over dat de mail vervolgde met "zo dat zijn veel vragen" en later verdergaat in "mijn advies is BEL mij evenop en we hebben het erover". Denk je dat ik heb gebeld? Nee, ik heb inderdaad niet gebeld. Het is juist zo van belang om een gast meteen in het begin een goed gevoel te geven en een goede indruk achter te laten.
Worden die emails met verzoeken om een zaal te huren nou allemaal zo vreemd beantwoord? Nee, gelukkig niet! Graag maak ik een compliment aan de volgende bedrijven:
- DOK H20: meedenkend, open, sociaal en vriendelijk.
- Pakhuismeetings.nl: beleefd, netjes en vriendelijk.
- Postillion Hotel Deventer: duidelijk, meedenkend, netjes en gastvrij.
Heb ik inmiddels al een zaal gevonden? Nee. Dus wie weet komt er nog eens een deel 2 op deze blog.
